Dieses Dokument beschreibt das Basismodell des CRM-Programms Fundraising Studio. Es erklärt die drei zentralen Objekte Person, Vertrag und Aktion sowie deren Eigenschaften und Beziehungen zueinander. Auf diesem Modell basieren alle weiteren Funktionen und Abläufe im Fundraising Studio.
Step 1: Grundprinzip des Fundraising Studio verstehen #
Das Fundraising Studio bildet die Fundraising-Realität möglichst genau ab. Jeder Ist-Zustand kann sich verändern, und alle Veränderungen werden im System nachvollziehbar dokumentiert. Die Fundraising-Realität besteht aus drei wesentlichen Elementen, den Objekten: Person, Vertrag und Aktion.
Step 2: Objekt „Person“ und eindeutige Identifikation erfassen #
Die Person ist das wichtigste Objekt im Fundraising Studio. Jede Person wird über eine eindeutige Personen-ID identifiziert, die das System bei der Neuanlage automatisch vergibt.
Step 3: Zentrale Personeneigenschaften festlegen #
Definiert wird eine Person im Fundraising Studio in erster Linie über den Personentyp und den Nachnamen.
Optional können weitere Eigenschaften ergänzt werden, wie Vorname, Titel, Geschlecht, Spitzname, Nationalität, Sprache oder Geburtsdatum. Zur Person gehört außerdem die Herkunft, die im Fundraising Studio als Ursprungsaktion bezeichnet wird.
All diese Eigenschaften bilden gemeinsam das Personenprofil. Je nachdem, ob es sich um eine natürliche Person, eine Firma oder eine Familie handelt, unterscheiden sich die Personenprofile in ihrer Darstellung.
Eine Person besitzt immer genau eine Identität und ist damit ein eigenständiges Objekt im Fundraising Studio.
Step 4: Adressen einer Person strukturieren #
Einer Person kann mindestens eine, optional mehrere Adressen zugeordnet werden. Eine Adresse besteht aus Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort, Land sowie möglichen Zusätzen.
Der Adresse kann ein Adresstyp zugeordnet werden, der z. B. angibt, ob es sich um Hauptwohnsitz, Nebenwohnsitz oder eine Kontaktadresse bei einer Firma handelt. Zusätzlich kann definiert werden, ob eine Adresse gültig, ungültig oder nur für einen bestimmten Zeitraum gültig ist. Für die Briefkommunikation kann zur Adresse eine passende Anredeform hinterlegt werden.
Eine Person kann mehrere Adressen mit unterschiedlichen Typen und Gültigkeiten besitzen. Die Identität der Person bleibt dabei immer gleich, während Adressen sich ändern oder beliebig viele hinzukommen können.
Step 5: Telefonnummern einer Person verwalten #
Einer Person können eine oder mehrere Telefonnummern zugeordnet werden. Dabei werden unterschiedliche Typen unterschieden, zum Beispiel Festnetznummer, Mobiltelefonnummer oder Faxnummer. Eine vollständige Telefonnummer besteht aus Ländervorwahl, Vorwahl und eigentlicher Rufnummer. Auch Telefonnummern können als gültig oder ungültig gekennzeichnet werden.
Im Fundraising Studio lassen sich zu jeder Nummer Zusatzinformationen wie Erreichbarkeit oder bevorzugte Anrufzeiten erfassen. Die Identität der Person bleibt auch hier unverändert, während sich Telefonnummern ändern oder beliebig viele hinzukommen können.
Je nach Ausgestaltung ergeben sich so individuell unterschiedliche Telefonnummern.
Step 6: Bankverbindungen einer Person hinterlegen #
Zu einer Person können eine oder mehrere Bankverbindungen gespeichert werden. Eine Bankverbindung besteht aus IBAN und BIC. Daraus lässt sich auch das Land der jeweiligen Bankverbindung ablesen.
Die Gültigkeit von Bankverbindungen kann ebenfalls variieren. Die Identität der Person bleibt auch hier stets gleich, während Bankverbindungen sich ändern oder beliebig viele hinzugefügt werden können.
Je nach Ausgestaltung ergeben sich unterschiedliche Bankverbindungen.
Step 7: E-Mail-Adressen für die Kommunikation nutzen #
Um mit Personen in Kontakt zu treten, spielen E-Mail-Adressen eine zentrale Rolle. Eine E-Mail-Adresse wird im Fundraising Studio immer in Verbindung mit der passenden Anredeform und einer Gültigkeitsangabe verwendet.
Die Identität der Person bleibt gleich, auch wenn E-Mail-Adressen sich ändern oder mehrere Adressen ergänzt werden. E-Mail-Adressen können sich ändern oder beliebig viele zu einer Person hinzukommen.
Je nach Ausgestaltung ergeben sich individuell verschiedene E-Mail-Adressen. Die Person bleibt damit das zentrale Objekt, das optional Eigenschaften wie Adresse, Telefonnummer, Bankverbindung oder E-Mail-Adresse haben kann.
Step 8: Objekt „Vertrag“ und seine Grunddaten anlegen #
Das zweite Objekt im Fundraising Studio ist der Vertrag. Ein Vertrag bildet die Absicht einer bestimmten Person ab, einer Organisation regelmäßig Geld zu geben. Jeder Vertrag ist immer mit genau einer Person verknüpft und enthält daher zwingend eine Personen-ID. Zum Vertrag gehören außerdem: das Konto der Organisation, auf das die Zahlungen eingehen, ein klar definiertes Zahlungsintervall und ein vereinbarter Betrag als fixe Bestandteile.
Zusätzlich wird beim Vertrag die Ursprungsaktion hinterlegt, also die Quelle, aus der der Vertrag entstanden ist. Bei der Neuanlage vergibt das Fundraising Studio automatisch eine eindeutige Vertrags-ID. Es existieren verschiedene Vertragsarten, die sich im Wesentlichen durch die Zahlungsart unterscheiden.
Step 9: Verschiedene Zahlungsarten #
Eine mögliche Zahlungsart ist der Einzugsvertrag. Dafür muss ein von der Person unterschriebener Einzugsauftrag vorliegen. Der Impuls geht in diesem Fall von der Organisation aus, die zu einem definierten Zeitpunkt einen bestimmten Betrag vom Konto der Person einzieht.
Die zweite Zahlungsart ist der Dauerauftrag. Hier geht der Impuls von der Person aus, die bei der eigenen Bank einen Dauerauftrag einrichtet, sodass regelmäßig ein bestimmter Betrag zu einem festgelegten Zeitpunkt an die Organisation überwiesen wird.
Die dritte Möglichkeit ist der Zahlscheinvertrag. Zunächst geht der Impuls von der Organisation aus, die der Person regelmäßig zu einem bestimmten Zeitpunkt einen Zahlschein zusendet. Der zweite Impuls geht von der Person aus, die den Zahlschein einzahlt und dadurch den Betrag an die Organisation überweist.
Der Vertrag bildet im Fundraising Studio somit das regelmäßige Spendeverhalten einer Person ab und wird als eigenständiges Objekt geführt.
Step 10: Objekt „Aktion“ zur Abbildung von Vorgängen nutzen #
Das dritte Objekt im Fundraising-Studio-Basismodell ist die Aktion. Als Aktion wird alles bezeichnet, was mit einer Person und/oder einem Vertrag passiert – es findet also immer eine konkrete Handlung statt.
Im Fundraising Studio ist jede Aktion mit einer Personen-ID verknüpft. Zusätzlich kann eine Aktion mit einer Vertrags-ID verbunden sein, immer dann, wenn der Vorgang einen Vertrag betrifft. Beispiele für Aktionen sind alle Formen von Änderungen, zum Beispiel Änderungen an Personeneigenschaften wie Adressänderungen. Sämtliche Kontaktaufnahmen wie Telefonate oder Mailings gelten als Aktionen. Auch Zahlungen, Rückbuchungen, Versendungen, Veranstaltungen und ähnliche Vorgänge werden im Fundraising Studio als Aktionen abgebildet.
Step 11: Beziehungen zwischen Person, Vertrag und Aktion einordnen #
Die drei Hauptobjekte im Fundraising Studio sind die Person, der Vertrag und die Aktion. Vertrag und Aktion sind eigenständige Objekte, stehen jedoch immer in Verbindung zu einer Person.
Die Person ist daher das wichtigste Objekt im Fundraising Studio. Vertrag und Aktion können zudem miteinander in Beziehung stehen, beispielsweise wenn eine Aktion einen bestimmten Vertrag betrifft. Auf dieser Struktur basieren alle weiteren Objekte und Abläufe im Fundraising Studio.
