In diesem Dokument wird beschrieben, wie eine Buchung korrekt zugeordnet wird, wenn dieselbe IBAN bei mehreren Personen im System hinterlegt ist, wie in diesem Zusammenhang neue Personen angelegt werden und wie eine bereits bestehende IBAN manuell bei einer weiteren Person gespeichert wird.
Step 1: Buchungszeile mit Status „Passt Zuordnung“ prüfen #
Öffnen der betreffenden Buchungszeile in der Buchungsansicht, die vom System nicht automatisch erkannt und verbucht wurde und den Status „Passt Zuordnung“ hat. Prüfen, welche Person vom System zur Zuordnung vorgeschlagen wurde (im Beispiel: Herr Eugen Strauß) und den Verwendungszweck sorgfältig lesen, um die tatsächlich spendende Person zu identifizieren (im Beispiel: Frau Strauß Hilde aus Ebergassing mit Geburtsdatum 25.10.1945).
Step 2: IBAN des Auftraggebers suchen und Ergebnis interpretieren #
Die IBAN der spendenden Person wie gewohnt in der Personensuche eingeben und die Suchergebnisse prüfen. Feststellen, dass diese IBAN im System bereits bei einer Person hinterlegt ist (im Beispiel: bei Herrn Eugen Strauß) und anhand der Angaben im Verwendungszweck nachvollziehen, dass es sich vermutlich um ein Gemeinschaftskonto handelt.
Anschließend entscheiden, ob die Buchung der Person zugeordnet werden soll, bei der das Konto bereits hinterlegt ist, oder ob die Buchung der anderen Person auf dem Gemeinschaftskonto zugeordnet werden soll. Im dargestellten Fall wird Möglichkeit zwei gewählt: Zuordnung zu Frau Hilde Strauß, da das mitgelieferte Geburtsdatum nicht mit dem Geburtsdatum von Herrn Strauß übereinstimmt und davon auszugehen ist, dass die Spende von Frau Strauß stammt und von ihr steuerlich geltend gemacht werden soll.
Step 3: Prüfen, ob die spendende Person bereits in der Datenbank existiert #
Im Personenbereich nachsehen, ob die spendende Person (im Beispiel: Frau Hilde Strauß) bereits als Datensatz in der Datenbank vorhanden ist.
Step 4: Neue Person anlegen, wenn die Suche keine Treffer liefert #
Wenn die Personensuche keine Ergebnisse liefert, wird die spendende Person neu angelegt.
Dazu im System eine neue Person mit den bekannten Daten erfassen (Name, Adresse, Geburtsdatum etc.) und den neuen Personendatensatz speichern.
Die neu angelegte Person (Frau Hilde Strauß) anschließend als Empfänger:in der Buchung auswählen und die Buchung dieser Person zuordnen.
Den passenden Verwendungszweck aus der Buchung auswählen bzw. übernehmen und die Buchung final durchführen.
Step 5: Hinweis zur automatischen IBAN-Zuweisung beachten #
Achtung: Nach der Durchführung der Buchung wird die verwendete IBAN nicht automatisch bei der neu angelegten Person gespeichert, wenn diese IBAN im System bereits einer anderen Person zugeordnet ist.
In diesem Fall bleibt die IBAN weiterhin nur bei der ursprünglich gespeicherten Person hinterlegt (im Beispiel: bei Herrn Eugen Strauß). Die IBAN wird also nicht automatisch bei Frau Strauß gespeichert,
da sie bereits im System bei Herrn Eugen Strauß hinterlegt ist und eine automatische Zuweisung nur dann erfolgt, wenn eine IBAN neu in die Datenbank kommt.
Step 6: IBAN manuell bei der zweiten Person speichern #
Im Personenfenster zur spendenden Person wechseln (im Beispiel: zu Frau Hilde
Strauß) und dort die bereits bekannte IBAN manuell im entsprechenden IBAN-/Kontodaten-Bereich eintragen und speichern.
Künftig werden bei einer Suche nach dieser IBAN sowohl Herr Eugen Strauß als auch Frau Hilde Strauß in den Suchergebnissen angezeigt, sodass nachvollziehbar bleibt, dass es sich um ein gemeinsames Konto handelt und beide Personen damit verknüpft sind.
