Eine Person, zwei Datensätze. Oder drei. Oder fünf.
Was nach einem kleinen Datenbankfehler klingt, kann im Fundraising schnell unangenehm werden: Spender:innen erhalten dieselbe Aussendung mehrfach, Spendenhistorien sind auf mehrere Profile verteilt, Auswertungen werden ungenau und interne Abläufe werden komplizierter.
Kurz gesagt: Dubletten kosten Zeit, Geld und im schlimmsten Fall Vertrauen.
Was sind Dubletten?
Von einer Dublette spricht man, wenn dieselbe Person, Organisation oder Adresse mehrfach in eurer Datenbank vorkommt. Das kann offensichtlich sein, zum Beispiel bei identischen Namen und Adressen. Oft ist es aber schwieriger: unterschiedliche Schreibweisen, alte Adressen, akademische Titel, Namensänderungen oder abweichende Abkürzungen können dazu führen, dass dieselbe Person mehrfach angelegt wird.
Genau deshalb ist Dublettenprüfung im Fundraising nicht nur eine technische Aufgabe. Sie braucht auch ein gutes Verständnis für eure Daten und Prozesse.
Wie entstehen Dubletten?
Dubletten entstehen meistens durch viele kleine Situationen im Arbeitsalltag:
- eine Person spendet online und wird neu angelegt, obwohl sie bereits vorhanden ist
- Daten werden manuell unterschiedlich eingegeben
- Adressen oder Namen ändern sich
- Daten aus verschiedenen Quellen werden importiert
- Schreibweisen unterscheiden sich, etwa bei Straße/Str., Top/Tür oder Titel
- mehrere Personen arbeiten gleichzeitig mit derselben Datenbank
Ein einzelner doppelter Datensatz ist meist noch kein großes Problem. Kritisch wird es, wenn sich Dubletten über Jahre ansammeln und niemand mehr genau weiß, welcher Datensatz aktuell oder vollständig ist.
Warum Dubletten im Fundraising problematisch sind
Dubletten beeinflussen eure Kommunikation, eure Auswertungen und eure Beziehung zu Unterstützer:innen.
💸 Mehrfachversand kostet Geld
Wenn eine Person mehrfach in eurer Datenbank vorkommt, kann sie dieselbe Aussendung mehrmals erhalten. Bei postalischen Mailings bedeutet das zusätzliche Druck- und Portokosten. Bei E-Mails wirkt Mehrfachversand unprofessionell und kann zu Abmeldungen führen.
📞 Die Kommunikation wirkt weniger persönlich
Fundraising lebt von Beziehung. Wenn jemand denselben Spendenaufruf doppelt bekommt oder trotz aktueller Spende erneut wie eine Erstspenderin angesprochen wird, kann das irritierend wirken.
🏛️ Spendenhistorien werden unvollständig
Wenn Spenden auf mehrere Datensätze verteilt sind, fehlt euch der vollständige Blick auf die Beziehung zu einer Person. Das erschwert Segmentierung, Auswertungen und gezielte Kommunikation.
📊 Auswertungen werden ungenau
Dubletten können Zahlen verfälschen, etwa bei aktiven Unterstützer:innen, Zielgruppen, Kampagnenauswertungen oder Spendenstatistiken. Entscheidungen im Fundraising basieren aber oft genau auf diesen Daten.
🤯 Interne Abläufe werden aufwendiger
Mitarbeitende müssen Datensätze vergleichen, Informationen prüfen und Korrekturen vornehmen. Je länger Dubletten bestehen, desto schwieriger wird es, sie sauber aufzulösen.
Woran ihr Dubletten erkennen könnt
Achtet besonders auf gleiche oder ähnliche Informationen wie:
- Namen
- Adressen
- E-Mail-Adressen
- Telefonnummern
- Geburtsdaten
- Organisationsnamen
- alte und neue Adressen derselben Person
💡 Wichtig ist: Nicht jeder ähnliche Datensatz ist automatisch eine Dublette. Zwei Personen können denselben Namen haben, im selben Haushalt leben oder dieselbe Organisationsadresse verwenden. Deshalb sollte vor dem Zusammenlegen immer geprüft werden, ob es sich wirklich um dieselbe Person oder Organisation handelt.
Dubletten erkennen
Mögliche Dubletten lassen sich anhand übereinstimmender oder ähnlicher Daten erkennen und gezielt prüfen.
Was ihr vor dem Zusammenlegen prüfen solltet
Bevor ihr zwei Datensätze zusammenlegt, solltet ihr relevante Informationen vergleichen:
- Stimmen Name, Adresse oder E-Mail-Adresse überein?
- Gibt es Hinweise in der Kommunikationshistorie?
- Sind Spenden auf beiden Datensätzen vorhanden?
- Gibt es unterschiedliche Kontaktpräferenzen oder Meldewünsche?
- Welche Informationen sind aktuell?
- Welche Informationen sollen historisch erhalten bleiben?
Beim Zusammenlegen sollten keine relevanten Daten verloren gehen. Dazu gehören Spenden, Kontakte, Notizen, Kommunikationshistorie, Meldewünsche und weitere wichtige Merkmale.
Dubletten zusammenlegen
Vor dem Zusammenlegen hilft eine übersichtliche Gegenüberstellung dabei, relevante Informationen zu prüfen.
Wie ihr Dubletten vorbeugen könnt
Dubletten lassen sich wahrscheinlich nicht vollständig vermeiden. Mit klaren Prozessen könnt ihr das Risiko aber deutlich reduzieren.
✅ Klare Eingabestandards verwenden
Legt fest, wie Namen, Adressen, Titel, Telefonnummern und Organisationen erfasst werden sollen.
✅ Vor dem Neuanlegen suchen
Bevor eine neue Person angelegt wird, sollte immer geprüft werden, ob sie bereits vorhanden ist.
✅ Importe sorgfältig vorbereiten
Wenn ihr Daten aus Formularen, Listen oder externen Quellen importiert, lohnt sich ein Abgleich mit bestehenden Datensätzen.
✅ Regelmäßig prüfen
Dublettenprüfung sollte kein einmaliges Großprojekt sein, sondern Teil eurer laufenden Datenpflege werden.
✅ Zuständigkeiten klären
Definiert, wer Dubletten zusammenlegen darf, wie unklare Fälle geprüft werden und welche Informationen erhalten bleiben müssen.
Fazit: Datenqualität ist Beziehungspflege
Saubere Daten klingen zunächst nach Verwaltung. Im Fundraising sind sie aber viel mehr als das.
Wenn eure Daten aktuell und eindeutig sind, könnt ihr Unterstützer:innen besser ansprechen, relevanter kommunizieren und professioneller arbeiten. Ihr vermeidet unnötige Kosten, reduziert interne Aufwände und stärkt die Qualität eurer Spender:innenbeziehungen.
Dubletten sind deshalb kein reines Datenbankthema. Sie sind ein wichtiges Fundraising-Thema!
Ihr möchtet Dubletten leichter erkennen und eure Datenqualität verbessern?
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