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title: "01 Verbuchen: Buchungszuordnung"
description: "> Erfahre hier, wie Überweisungen im System manuell zugeordnet werden, wenn sie nicht automatisch erkannt wurden. Anhand mehrerer Beispiele wird gezeigt, wie über IBAN, Namen, Verwendungszweck, Zahlscheincode bzw. CDS-Codes die passende Person sowie der richtige Verwendungszweck gefunden, neue Personen angelegt…"
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updated: "2026-09-17"
category: Verbuchen
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# 01 Verbuchen: Buchungszuordnung

> Erfahre hier, wie Überweisungen im System manuell zugeordnet werden, wenn sie nicht automatisch erkannt wurden. Anhand mehrerer Beispiele wird gezeigt, wie über IBAN, Namen, Verwendungszweck, Zahlscheincode bzw. CDS-Codes die passende Person sowie der richtige Verwendungszweck gefunden, neue Personen angelegt und Buchungen korrekt verbucht werden.

[Verbuchen: Buchungszuordnung](https://app.trupeer.ai/embed/Ru8enESM5)

### Step 1: Buchungsansicht öffnen und Kontoauszüge nach Monat laden

Lade zunächst deine gespeicherte Ansicht für das Buchen. Wichtig: Das Toolfenster Kontoauszügen muss geöffnet sein.

![Gespeicherte Ansicht Buchen laden](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-63-1024x604.png)

Da noch das vorige Monat für die Buchhaltung abgeschlossen werden muss, wähle im Fenster **Kontoauszüge** die Liste **„Buchen nach Monat“** aus.

![Fenster Kontoauszüge, Liste „Buchen nach Monat“](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-138-1024x577.png)

### Step 2: Buchungszeile aus dem Ordner „Passt Zuordnung?“ öffnen

Öffne aus dem Ordner **„Passt Zuordnung?“** eine Buchungszeile, die nicht automatisch zugeordnet wurde.

![Buchungszeile aus dem Ordner „Passt Zuordnung?“ öffnen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-139-1024x574.png)

### Step 3: Auftraggeber-IBAN aus der Buchungszeile übernehmen und Personensuche starten

Im Fenster **Buchungszeile** wechsle in den Bereich **Details** und prüfe zuerst die IBAN des Auftraggeberkontos. Doppelklicke auf die IBAN, damit sie automatisch in das Feld **IBAN** im Personensuchfenster übernommen wird.

![Auftraggeber-IBAN aus der Buchungszeile übernehmen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-140-1024x573.png)

Starte anschließend mit der Enter-Taste die Suche. Prüfe im Listenfenster, ob bereits eine Person mit dieser IBAN in der Datenbank vorhanden ist. Wenn – wie im Beispiel – keine Treffer angezeigt werden, fahre mit der Suche über den Verwendungszweck fort.

### Step 4: Namen aus dem Verwendungszweck übernehmen und Person finden

Wechsle in der Buchungszeile zum Feld **Verwendungszweck** und prüfe, ob dort Informationen (z. B. Name, Ort) stehen, die bei der Zuordnung helfen. In diesem Beispiel sind Name und Ort vorhanden. Doppelklicke den Nachnamen, damit er automatisch in das Personensuchfenster übernommen wird.

![Namen aus dem Verwendungszweck übernehmen und Person finden](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-141-1024x571.png)

Übernimm auf dieselbe Weise den Vornamen. Ergänze bei Bedarf weitere Daten manuell in der Suchmaske und starte die Suche erneut mit der Enter-Taste. Im Listenfenster werden nun passende Suchergebnisse angezeigt.

![Suchergebnisse im Listenfenster](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-142-1024x576.png)

Wähle die gesuchte Person im Listenfenster aus; der zugehörige Datensatz wird automatisch im Personenfenster geöffnet.

### Step 5: Person der Buchungszeile zuordnen und IBAN speichern

Wechsle zurück in das Fenster **Buchungszeile** und klicke auf das **Personensymbol**, um die ausgewählte Person der Buchungszeile zuzuordnen.

![Person der Buchungszeile zuordnen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-143-1024x578.png)

Der Status der Buchungszeile ändert sich automatisch auf **„Person zugeordnet“**. Die IBAN wird im Hintergrund bei der Person gespeichert und ist ab dem nächsten Tag in den **Bankverbindungen** ersichtlich. Diese Aktualisierung erfolgt über nächtliche Systemprozesse und funktioniert nur, wenn die IBAN bisher noch bei keiner anderen Person im System gespeichert ist.

### Step 6: Zahlscheincode bzw. Kundenreferenz prüfen und Versendung zuordnen

Prüfe im Verwendungszweck, ob Hinweise auf die Verwendung der Spende vorhanden sind. Für jede Versendung (z. B. ein Mailing) erzeugt das System automatisch einen zwölfstelligen **Zahlscheincode**, mit dem eine Überweisung eindeutig einer Versendung zugeordnet werden kann.

Wenn bei einer manuellen Überweisung der Zahlscheincode nicht korrekt erfasst wurde, kann das System die Zahlung nicht automatisch zuordnen. In diesem Beispiel liegt ein solcher Fall vor. Im Feld **Kundenreferenz** befindet sich eine zwölfstellige Zahlenfolge.

Öffne das **Buchungszuordnungsfenster** und prüfe dort die Aktionen, die mit der zugeordneten Person durchgeführt wurden. Vergleiche den vom Auftraggeber eingegebenen Zahlscheincode mit dem Zahlscheincode der letzten Versendung. Weicht er nur um eine Ziffer ab, kannst du davon ausgehen, dass die Zahlung eine Reaktion auf diese letzte Versendung ist und der Code beim Eingeben vertippt wurde.

### Step 7: Aktion auswählen und Buchung durchführen

Wähle im Buchungszuordnungsfenster die passende Aktion aus (erkennbar an der blauen Umrandung) und klicke anschließend auf **„Buchung durchführen“**, um die Überweisung dieser Aktion zuzuordnen.

![Aktion auswählen und Buchung durchführen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-64-1024x604.png)

Die Überweisung wird damit verbucht, und der Status der Buchungszeile ändert sich auf **„manuell gebucht“**.

### Step 8: Kontoauszugsliste aktualisieren und Buchung in den Personenumsätzen prüfen

Wechsle wieder in das Fenster **Kontoauszüge** und aktualisiere die aktuelle Monatsliste.

![Buchung in den Personenumsätzen prüfen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-144-1024x580.png)

Prüfe, ob der Eintrag aus der Liste **„nicht zugeordnet“** in die Liste **„manuell gebucht“** verschoben wurde. Öffne anschließend das Personenfenster der zugeordneten Person und kontrolliere, ob die Überweisung unter **Aktionen** und **Umsätze** aufscheint.

![Kontrolle, ob die Überweisung unter Aktionen und Umsätze aufscheint](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-145-1024x582.png)

### Step 9: Neue Buchungszeile „nicht erkannt“ öffnen und erneut über IBAN suchen

Öffne nun eine weitere Buchungszeile aus dem Ordner **„nicht erkannt“**. Suche als Erstes wieder nach der Auftraggeber-IBAN, indem du sie aus der Buchungszeile übernimmst und die Personensuche startest.

![Neue Buchungszeile „nicht erkannt“ öffnen und erneut über IBAN suchen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-146-1024x579.png)

Wenn – wie im Beispiel – keine Treffer gefunden werden, fahre mit der Suche über den Verwendungszweck fort.

### Step 10: Namen aus dem Verwendungszweck suchen und neue Person anlegen

Suche im Feld **Verwendungszweck** nach einem Namen und starte auf dieser Basis eine neue Personensuche.

![Namen aus dem Verwendungszweck suchen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-147-1024x581.png)

Wenn auch diese Suche keine Treffer liefert, ist die Person noch nicht in der Datenbank angelegt. Klicke im Toolfenster **„Buchungszeile“** auf **„neue Person anlegen“**, um eine neue Person zu erstellen.

![Neue Person in der Buchungszeile anlegen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-65-1024x604.png)

Es öffnet sich eine Eingabemaske. Wurden die Daten im richtigen Format von der Bank übermittelt, werden sie – wie im Beispiel – automatisch in die Maske übernommen. Andernfalls müssen die Felder manuell mit den Daten aus der Buchungszeile befüllt werden.

Bestätige anschließend die Eingaben, um die neue Person anzulegen und gleichzeitig der Buchung zuzuordnen. Der Status der Buchungszeile ändert sich auf **„Person zugeordnet“**.

### Step 11: Spendenverwendung klären und in „Sonstige Spenden“ verbuchen

Prüfe erneut, ob sich aus dem Kontoauszug Hinweise auf die konkrete Verwendung der Spende (z. B. eine Kampagne) ergeben. Wenn keine erkennbaren Anhaltspunkte vorhanden sind, nutze im Buchungszuordnungsfenster die **Filteraktion** unter **CDS** und suche den Ordner **„Sonstige Spenden“** (oder den in der eigenen Organisation entsprechend verwendeten Ordner).

![Spendenverwendung klären und in „Sonstige Spenden“ verbuchen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-148-1024x579.png)

Wähle den gewünschten CDS-Eintrag aus und führe die Verbuchung durch. Der Status der Buchungszeile ändert sich auf **„manuell gebucht“**.

### Step 12: Monatsliste aktualisieren und Buchung bei der neuen Person kontrollieren

Aktualisiere im Fenster **Kontoauszüge** erneut die Monatsliste und prüfe, ob die Buchung aus der Liste **„nicht erkannt“** in die Liste **„manuell gebucht“** verschoben wurde.

![Monatsliste aktualisieren ](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-66-1024x604.png)

Öffne das Personenfenster der neu angelegten Person (im Beispiel: Herr Diallo) und kontrolliere, ob die Buchung unter **„Aktionen“** und **„Umsätze“** angezeigt wird.

### Step 13: Weitere „nicht erkannte“ Buchung mit neuer Person und CDS-Code bearbeiten

Öffne die nächste Buchungszeile, die eine Überweisung von einer Person enthält, die noch nicht in der Datenbank vorhanden ist.

![„nicht erkannte“ Buchung mit neuer Person und CDS-Code bearbeiten](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-149-1024x579.png)

Lege – analog zum vorherigen Beispiel – eine neue Person an und ordne die Buchung dieser Person zu. In diesem Fall liegen weniger Personendaten vor; im Verwendungszweck befindet sich jedoch eine Buchstaben-Zahlen-Kombination (z. B. **B715**).

Wenn im CDS eine neue Kampagne angelegt wird, ist standardmäßig eingestellt, dass der CDS-Eintrag als **Spendenzuordnung** verwendbar ist. Das System generiert dabei automatisch einen **CDS-Code** für diesen Eintrag.

### Step 14: Nach CDS-Code filtern und Kampagne zuordnen

Öffne das **Buchungszuordnungsfenster** und nutze die Filterfunktion, um nach dem CDS-Code zu suchen, der im Verwendungszweck der Überweisung angegeben wurde.

![Nach CDS-Code filtern](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-67-1024x604.png)

In diesem Beispiel findet sich ein CDS-Eintrag für eine **Zeitungsbeilage**, die im Rahmen einer Kampagne erstellt wurde.

![Kampagne zuordnen
](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-68-1024x604.png)

Da sich die Spende eindeutig auf diese Zeitungsbeilage bezieht, ordne die Buchung diesem CDS-Eintrag zu. Der Status der Buchungszeile ändert sich auf **„manuell gebucht“**.

### Step 15: Kontoauszugsliste aktualisieren und Buchung bei der Person prüfen

Wechsle erneut in das Fenster **„Kontoauszüge“** und aktualisiere die Monatsliste, um zu kontrollieren, ob die Buchung aus der Liste **„nicht erkannt“** in die Liste **„manuell gebucht“** verschoben wurde.

Öffne das Personenfenster (im Beispiel: **Frau Haselgruber**) und verifiziere, dass die Buchung unter **„Aktionen“** und **„Umsätze“** angezeigt wird.

![Kontoauszugsliste aktualisieren und Buchung bei der Person prüfen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-69-1024x604.png)

Damit ist der Ablauf zum manuellen Zuordnen und Durchführen von Buchungen abgeschlossen.

*[Kann Spuren von KI enthalten.](https://www.datadialog.net/ki-transparenz/)*