--- title: "05 Verbuchen: Barspenden erfassen" description: "> In diesem Dokument wird beschrieben, wie Barspenden sowie Zahlungen auf Konten, die nicht automatisch ins Fundraising Studio eingelesen werden, manuell erfasst, einem Bankkonto und einem Spendenzweck zugeordnet und anschließend verbucht werden. [Verbuchen: Barspenden erfassen](https://app.trupeer.ai/embed/n6a8E3WiH) ### Step 1: Benötigte Toolfenster…" url: "https://www.datadialog.net/dadictionary/verbuchen-barspenden-erfassen/" updated: "2026-09-17" category: Verbuchen --- # 05 Verbuchen: Barspenden erfassen > In diesem Dokument wird beschrieben, wie Barspenden sowie Zahlungen auf Konten, die nicht automatisch ins Fundraising Studio eingelesen werden, manuell erfasst, einem Bankkonto und einem Spendenzweck zugeordnet und anschließend verbucht werden. [Verbuchen: Barspenden erfassen](https://app.trupeer.ai/embed/n6a8E3WiH) ### Step 1: Benötigte Toolfenster öffnen Vom Menüpunkt **Person** werden die Toolfenster **Person**, **Personensuche** und **Listen** benötigt. ![Benötigte Toolfenster unter Person öffnen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-97-1024x568.png) Vom Menüpunkt **Bankkonto** werden die Toolfenster **Kontoerfassung** und **Kontoerfassungszuordnung** benötigt. ![Benötigte Toolfenster unter Bankkonto öffnen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-98-1024x569.png) ### Step 2: Eigene Ansicht laden Alternativ kann man eine bereits vorbereitete Ansicht laden, um alle benötigten Fenster in einer übersichtlichen Anordnung zu öffnen. An diesem Beispiel werden mehrere Barspenden erfasst, unter anderem von **Rudolf Huber** und **Renate Pirngruber**, die jeweils Beträge für unterschiedliche Kampagnen spenden. ![Eigene Ansicht laden](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-99-1024x573.png) ### Step 3: Spende von Rudolf Huber erfassen Im **Personensuchfenster** wird nun nach Herrn **Rudolf Huber** gesucht und die passende Person anschließend im **Listenfenster** ausgewählt. ![Spende erfassen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-100-1024x559.png) Durch die Auswahl im Listenfenster wird Herr Rudolf Huber im Fenster **Kontoerfassung** automatisch vorgeschlagen. Nun auf **Person zuweisen** klicken ![Person zuweisen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-101-1024x573.png) und im Feld **Betrag** die **75,00 Euro** eintragen. ![Betrag im Fenster Kontoerfassung eintragen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-102-1024x582.png) Anschließend das **Buchungsdatum** kontrollieren und in der Spalte **Bankkonto**die **Kasse im Büro** auswählen. ![Buchungsdatum kontrollieren und in der Spalte Bankkonto die Kassa im Büro wählen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-103-1024x584.png) Danach im Fenster **Kontoerfassungszuordnung** die Kampagne **„Schulmaterial“** auswählen. Durch das Anklicken erscheint ein blauer Rahmen, der anzeigt, dass die gewünschte Aktion bzw. der Spendenzweck ausgewählt ist. ![Kampagne auswählen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-104-1024x572.png) ### Step 4: Erste Erfassung für Frau Pirngruber anlegen Als Nächstes in die **leere Zeile**unter der bereits erfassten Spende klicken. ![erste Erfassung anlegen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-105-1024x573.png) Nun nach **Frau Pirngruber** suchen und die Person im **Listenfenster** auswählen. ![Person im Listenfenster auswählen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-106-1024x576.png) Mit einem Klick auf **Person zuweisen** ![Person zuweisen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-107-1024x575.png) wird in der Kontoerfassung eine weitere Zeile für diese Spende angelegt. In dieser Zeile den **Betrag** eintragen, das **Datum** prüfen und das richtige **Büro-Konto** auswählen. ![Betrag eintragen und das richtige Büro-Konto auswählen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-108-1024x576.png) Anschließend im Fenster der Kontoerfassungszuordnung den passenden **CDS-Eintrag für „allgemeine Spenden“** suchen und auswählen. ![CDS-Eintrag auswählen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-109-1024x573.png) ### Step 5: Falsche Personenzuordnung korrigieren Nun fällt auf, dass die falsche Person gewählt wurde – es hat nicht **Helga Pirngruber**, sondern **Renate Pirngruber** gespendet. Um die falsche Zuordnung zu löschen, in der Kontoerfassung in das Kästchen vor **Geschlecht** klicken ![Falsche Personenzuordnung korrigieren](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-110-1024x575.png) und auf der Tastatur die Taste **Entfernen** drücken. Der fehlerhafte Eintrag kann jetzt vollständig gelöscht werden. ![Fehlerhaften Eintrag löschen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-111-1024x575.png) ### Step 6: Spende von Renate Pirngruber korrekt erfassen Nun wieder in die **unterste leere Zeile** der Kontoerfassung klicken ![Spende korrekt erfassen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-112-1024x575.png) und gezielt nach **Frau Renate Pirngruber** suchen. ![nach der richtigen Person suchen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-113-1024x576.png) Die richtige Person auswählen und erneut **zuweisen**. ![Die richtige Person auswählen und erneut zuweisen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-114-1024x574.png) Danach wieder den **Betrag** eintragen, das **Buchungsdatum** kontrollieren und den passenden **Verwendungszweck** bzw. Spendenzweck suchen. ### Step 7: Eingaben prüfen und Buchung anstoßen Sind alle Daten korrekt erfasst, auf **Kontrolle und Buchen** klicken. ![Button Kontrolle und Buchen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-115-1024x571.png) Die Eingaben können nun in der folgenden Übersicht noch einmal geprüft werden. ![Fenster Kontoerfassung jetzt buchen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-116-1024x580.png) Anschließend die Daten zur Buchung übergeben. ![Daten zur Buchung übergeben](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-117-1024x577.png) Im nun erscheinenden Fenster werden nicht nur die gerade eingegebenen Beträge angezeigt, sondern **alle erfassten Barspenden**, gruppiert nach **Jahr, Monat, Konto und Spendenzweck**. Im gezeigten Beispiel wurden im **März 2021** bereits Barspenden erfasst; insgesamt befinden sich **220 Euro** im Monat März auf dem Kassakonto. Darin enthalten sind auch die gerade eingegebenen **35 Euro** und **75 Euro**. ### Step 8: Buchung bestätigen und Verbuchung nachvollziehen Die Eingabe im Summenfenster wird nun bestätigt. ![Buchung bestätigen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-118-1024x575.png) Danach ist die Erfassung abgeschlossen. ![Daten jetzt buchen bestätigen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-119-1024x578.png) Die Zahlung ist erst am nächsten Tag bei der jeweiligen Person unter **Umsätze bzw. Aktionen** sichtbar. Der Grund ist, dass erst die nächtlichen Prozesse, die das Fundraising Studio aktualisieren, die Buchung vollständig verbuchen. ![Zahlung am nächsten Tag unter Aktionen sichtbar](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/06/image-120-1024x576.png) *[Kann Spuren von KI enthalten.](https://www.datadialog.net/ki-transparenz/)*