--- title: 09 Arbeiten mit Reports V2 description: "> In diesem Dokument wird beschrieben, wie Reports V2 im Fundraising Studio geöffnet, gefiltert, in Excel ausgewertet, archiviert, als Ableitung gespeichert und für wiederkehrende Auswertungen genutzt werden. Außerdem wird gezeigt, wie Newsletter-Reports und Kampagnenfilter eingesetzt werden, um Auswertungen effizienter zu…" url: "https://www.datadialog.net/dadictionary/arbeiten-mit-reports-v2/" updated: "2026-09-17" category: Grundlagen --- # 09 Arbeiten mit Reports V2 > In diesem Dokument wird beschrieben, wie Reports V2 im Fundraising Studio geöffnet, gefiltert, in Excel ausgewertet, archiviert, als Ableitung gespeichert und für wiederkehrende Auswertungen genutzt werden. Außerdem wird gezeigt, wie Newsletter-Reports und Kampagnenfilter eingesetzt werden, um Auswertungen effizienter zu gestalten. [Reports V2](https://app.trupeer.ai/embed/AESKfOhMS) ### Step 1: Reports V2 im Fundraising Studio öffnen Im Fundraising Studio im Menü auf **Organisation** gehen und dann auf **Reports V2** klicken. ![Reports V2 unter Organisation öffnen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-41-1024x578.png) Links im Fenster erscheinen nun drei Reiter: **Meine Reports**, **Alle Reports**und **Archiv**. ![drei Reiter: Meine Reports, Alle Reports und Archiv](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-42-1024x577.png) - Unter **Meine Reports** liegen Favoriten und gespeicherte Vorlagen. - Unter **Alle Reports** befindet sich das Standardset an Reports, das für die Organisation freigeschaltet ist. - Im **Archiv** stehen gespeicherte Momentaufnahmen von Reports (Snapshots) zur Verfügung. ### Step 2: Passenden Report auswählen Unter **Alle Reports** sind die Berichte in Kategorien sortiert, z. B. **Mailing**, **Fundraising**, **Finanzen**, **Online** oder **Telefonie**. Den passenden Report in der gewünschten Kategorie auswählen und anklicken. Auf der rechten Seite erscheinen nun die verfügbaren Filter. ### Step 3: Filter korrekt setzen und Beispiel-Report erstellen Filter wirken erst, wenn sie aktiv gesetzt sind. Beim gewünschten Filter (z. B. **Buchungsdatum**) zunächst das Kontrollkästchen aktivieren und danach den gewünschten Zeitraum auswählen. ![Filter korrekt setzen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-43-1024x574.png) Als Beispiel: - Unter **Finanzen** den Report **Spendenübersicht Buchhaltung** wählen. - Rechts den Filter **Buchungsdatum** anhaken und als Zeitraum **Juli 2025** auswählen. Optional zusätzlich nach **Organisationskonto** filtern, wenn mehrere Spendenkonten vorhanden sind. ![Buchungsdatum einstellen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-44-1024x575.png) - Über den **CDS-Filter** weiter einschränken, z. B. nur Spenden im Juli, die Hausmailings betreffen. ![CDS Filter auswählen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-45-1024x577.png) Wenn alle Filter korrekt gesetzt sind, unten auf **Report erstellen** klicken. ![Report erstellen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-46-1024x577.png) ### Step 4: Report in Excel öffnen und Aufbau verstehen Nach dem Erstellen öffnet sich der Report in **Excel**. ![Report in Excel öffnen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-47-1024x578.png) In den meisten Reports gibt es mehrere Reiter: - Der erste Reiter enthält häufig eine **Beschreibung** mit Erläuterungen zu verwendeten Begriffen. - Die weiteren Reiter enthalten in der Regel verschiedene Auswertungen, meist als **Pivot-Tabellen**. ![Reiter Beschreibung](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-48-1024x578.png) Pivot-Tabellen sind flexibel und lassen sich leicht anpassen. ### Step 5: Pivot-Tabellen anpassen und auswerten In den Pivot-Tabellen können zusätzliche Felder eingeblendet werden, z. B. verschiedene **CDS-Ebenen**oder die **Anzahl Spender**. ![Pivot-Tabellen anpassen und auswerten](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-49-1024x575.png) Es ist möglich, zusätzliche Filter hinzuzufügen, z. B. nach **Aktion**. ![Filter in Pivot-Tabelle hinzufügen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-50-1024x576.png) Danach oben in der Pivot-Tabelle entsprechend filtern. Die Änderungen wirken sich direkt auf den Bericht aus. ![In Pivot-Tabelle filtern](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-51-1024x577.png) Filter können jederzeit wieder entfernt werden. Auch bei den Spalten lassen sich weitere Werte hinzufügen oder entfernen. ![Filter wieder entfernen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-52-1024x575.png) Bei den **Werten** können andere Einstellungen gewählt werden, z. B. statt **Summe** die Optionen **Anzahl** oder **Mittelwert**. Außerdem können Spaltenüberschriften umbenannt werden, z. B. für Berichte, die für das Management aufbereitet werden. ![Wertfeldeinstellungen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-53-1024x576.png) Ein Tipp: Es lohnt sich, mit den Pivot-Tabellen etwas zu experimentieren! Es kann nichts „kaputt gehen“ – Änderungen betreffen nur die eigene Ansicht, nicht den Original-Report. ### Step 6: Newsletter-Reports erstellen und interpretieren Zur Auswertung von Newslettern im Bereich **Online** auf **E-Mail** gehen. Im **CDS-Filter** das **Newsletter-Tool** auswählen und anschließend den gewünschten Newsletter, der ausgewertet werden soll. Dann auf **Report erstellen** klicken. ![Newsletter-Reports erstellen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-54-1024x577.png) Im ersten Reiter stehen wieder Beschreibungen zu einzelnen Begriffen. ![Unterschiedliche Reiter im Report](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-55-1024x578.png) In der Standardansicht des Reports sind u. a. sichtbar: - Anzahl der gesendeten Newsletter - Anzahl und prozentualer Anteil der Öffnungen - Klicks und Klickrate Im **Newsletter-Tool 5** ist die Option **Link tracken** standardmäßig aktiviert. Dadurch kann die Klickrate automatisch ausgewertet werden. Wird im Newsletter-Tool 5 die Option **Anmeldelink** (Token-Link) verwendet und jemand spendet über diesen Link auf ein Spendenformular, wird die Spende automatisch dem Token-Link zugeordnet. Im Report werden diese Spenden entsprechend ausgewiesen und klar dem Newsletter zugeordnet. Wichtig: Beim Einsatz des Anmeldelinks/Token-Links werden Klicks und Spenden nachverfolgt. Es ist sicherzustellen, dass Empfänger*innen darüber informiert sind und die passende Einwilligung vorliegt (z. B. über die Datenschutzerklärung). ### Step 7: Reports speichern – lokal, archivieren oder als Ableitung Reports können auf drei Arten gespeichert werden: 1. **Klassisches Speichern auf dem eigenen PC** (direkt in Excel). ![Klassisches Speichern unter](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-56-1024x578.png) 1. **Archivieren:**Dabei wird ein Schnappschuss mit den aktuellen Daten und dem aktuellen Layout gespeichert. ![Archivieren](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-57-1024x575.png) - Sinnvoll, wenn zu einem bestimmten Zeitpunkt exakte Zahlen festgehalten werden sollen. - Archivierte Reports sind später im Reiter **Archiv** zu finden. - Nach dem Archivieren unten auf das Symbol für **Aktualisieren** klicken, damit der archivierte Report angezeigt wird. ![Nach dem Archivieren unten auf das Symbol für Aktualisieren klicken](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-58-1024x519.png) 3. **Ableitung erstellen** (neu in Reports V2): - Eine **Ableitung** ist eine Vorlage mit dem eigenen Layout. - Beim Öffnen werden immer automatisch die aktuellsten Daten geladen, die Struktur bleibt gleich. - Wichtig: Die Ableitung muss **vor** dem Anpassen des Reports erstellt werden, nicht erst danach. Um eine Ableitung zu erstellen: Im gewünschten Report von dem eine Vorlage erstellt werden soll, auf das Symbol mit der Person klicken. ![Ableitung erstellen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-59-1024x773.png) Dann ggf. einen Namen vergeben und anschließend den Report erstellen. ![Report umbenennen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-61-1024x579.png) Sobald der Report einmal abgeleitet ist, bleibt das Setup immer gleich, die Daten sind jedoch dynamisch. ![Ableitung Report unter Alle Reports](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-62-1024x551.png) ### Step 8: Beispiel – Ableitung für Newsletter-Reports anlegen und nutzen Für eine konkrete Ableitung eines Newsletter-Reports: Auf **Alle Reports** gehen, dann **Online** auswählen, anschließend **E-Mail**. ![Beispiel – Ableitung für Newsletter-Reports anlegen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-63-1024x583.png) Dort auf das entsprechende Symbol für die Ableitung klicken. ![Symbol für die Ableitung](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-64-1024x584.png) Einen Namen vergeben, die Option **Ableitung** anklicken und anschließend die gewünschten **CDS-Einträge** oder andere Filter auswählen. ![CDS-Einträge oder andere Filter auswählen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-65-1024x581.png) Wenn alle Einstellungen vorgenommen sind, den Report erstellen. ![Report erstellen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-66-1024x579.png) Im geöffneten Excel-Report alles so anpassen, wie es künftig für ähnliche Reports benötigt wird – also eine individuelle Vorlage gestalten. Anschließend die Excel-Datei schließen. Beim nächsten Öffnen dieser Ableitungsind die Layout-Anpassungen (z. B. eine neue Spalte) weiterhin vorhanden. Wenn sich die Daten zwischenzeitlich geändert haben (z. B. mehr Öffnungen), werden im Report automatisch die aktuellen Daten angezeigt. ### Step 9: Häufig genutzte Reports als Favoriten speichern Wer bestimmte Reports regelmäßig nutzt, kann sie unter **Meine Reports** ablegen. Dazu einfach auf das **Sternchen** neben dem gewünschten Report klicken. ![Reports als Favoriten speichern](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-67-1024x589.png) So lassen sich häufig genutzte Reports schnell finden, ohne jedes Mal die komplette Liste durchsuchen zu müssen. ![Gespeicherte Reports unter Meine Reports](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-68-1024x577.png) ### Step 10: Kampagnenfilter anlegen und verwenden Mit dem **Kampagnenfilter** können mehrere Aktionen zu einer Kampagne zusammengefasst werden – ideal für wiederkehrende Auswertungen, z. B.: - Alle Hausmailings eines Jahres - Eine Multichannel-Kampagne mit Mailing, Newsletter und Event So entfällt das wiederholte manuelle Durchklicken aller Filter. Vorgehen: Im Bereich **CDS** bei **Kampagnen** auf das grüne **Plus** klicken ![Kampagnenfilter anlegen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-69-1024x574.png) und einen Kampagnennamen vergeben. Dann die neue Kampagne anklicken, die gewünschten Aktionen im CDS-Filter auswählen und abschließend auf **Speichern** klicken. ![Kampagnenfilter speichern](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-70-1024x575.png) Später kann diese Auswahl mit einem Klick wieder geladen werden. Im ausgewählten Kampagnenverzeichnis werden die Aktionen angezeigt, die dieser Kampagne zugeordnet sind. ![Kampagnenverzeichnis](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-71-1024x574.png) ### Step 11: Option „Mit Daten“ beim Report-Erstellen nutzen Beim Erstellen eines Reports gibt es die Option **„Mit Daten“**. Wird diese Option aktiviert, wird die komplette Datenbasis mitgespeichert. ![Option „Mit Daten“ beim Report-Erstellen nutzen](https://www.datadialog.net/wp-content/uploads/2026/07/image-72-1024x566.png) - **Vorteil**: Pivot-Tabellen können auch nach dem Speichern lokal weiter angepasst werden, ohne erneut Daten laden zu müssen. - **Nachteil**: Die Datei wird deutlich größer, was insbesondere beim Versand per E-Mail unpraktisch sein kann. *[Kann Spuren von KI enthalten.](https://www.datadialog.net/ki-transparenz/)*