Wie funktioniert die Kontoerfassung?

Hofmeister Gerwin
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Gefragt am 11.07.17 11:09
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Kontoerfassung

 

Die in Fundraising Studio integrierte Kontoerfassung ist dazu konzipiert, schnell und effizient Barspenden oder Zahlungen, die nicht per Kontoauszug abgeholt werden, zu erfassen und  verbuchen.

Die mühsame Eingabe sämtlicher Daten per Hand entfällt weitestgehend, da ganze vorhandene Datensätze übernommen werden und lediglich Details ergänzt werden müssen.
Ebenso ist es im Fall eines Sammelbetrags für mehrere Zwecke/ Verträge nicht notwendig, diese Datensätze mehrfach zu erfassen.
Eine Kontrollmöglichkeit vor dem Buchen bringt zudem die Sicherheit, keinen Datensatz zu übersehen.

 

Erstellung und Bearbeitung eines Datensatzes

 

Zunächst ist es erforderlich, die betreffende Person in der Datenbank zu suchen.
Sollte eine Person noch nicht in der Datenbank vorhanden sein, muss diese zuerst neu angelegt werden und ist anschließend über die Personensuche auszuwählen.

Als nächstes wird im Kontoerfassungs-Fenster eine neue Zeile gewählt, indem man einfach in die nächste freie Zeile klickt.
Mit dem Button „Person zuweisen“ werden nun alle relevanten und vorhandenen Daten des Datensatzes der Person in diese Zeile der Kontoerfassung übernommen. Fehlende Daten wie den Spendenbetrag, Buchungsdatum oder das entsprechende Konto, auf welches gebucht wird, müssen manuell ergänzt werden.
Mit der Zuweisung der Person werden im Fenster „Kontoerfassung zuordnen“ nun auch

  • die aktiven Verträge der jeweiligen Person,
  • die an die Person versandten Aussendungen und
  • allgemein gültige Aussendungen, welche die Person nicht erhalten hat

in drei nebeneinander angeordneten Spalten angezeigt.

Hier bitte die dazu passende Zeile auswählen!

 

Kontrolle und Buchung der erfassten Datensätze

 

Um sicherzustellen, dass alle am Kontoauszug enthaltenen Spenden erfasst wurden, können alle erfassten Datensätze zu jeder beliebigen Zeit aber auf jeden Fall einmal vor dem Buchen kontrolliert werden.
Hierzu klickt man auf „Kontrolle und buchen“. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Hier findet sich eine Übersicht aller erfassten Datensätze nach Monat sortiert.
Am oberen Rand in der Titelleiste des betreffenden Monats stehen die offenen und gebuchten Zahlungen, sowie die Summe der erfassten Spenden eines Monats, sowohl offen als auch bereits gebucht. Diese Zahlen können nun mit den Kontoauszügen, von welchen die Datensätze erfasst wurden, verglichen werden und gegebenenfalls entsprechend ergänzt oder korrigiert werden.

Besondere Aufmerksamkeit ist dem Feld „Info“ geboten, da hier auf etwaige Fehler und Ungereimtheiten in der Kontoerfassung hingewiesen wird, etwa wenn ein eingegebenes Datum in der Zukunft liegt. In diesem Fall kann der entsprechende Datensatz vorher noch kontrolliert werden, indem man das „Kontrolle und buchen“ Fenster schließt, den Datensatz korrigiert und anschließend den Vorgang wiederholt.

 

 

Wichtige Hinweise

 

Die tatsächliche Verbuchung erfolgt erst über Nacht. Die Zahlung scheinen deshalb erst am nächsten Tag bei der jeweiligen Person und in den Reports auf!

Die so erfassten Datensätze bleiben auch nach Schließen von Fundraising Studio erhalten! Erst nach Klick auf „Zur Buchung übergeben“ verschwinden die Datensätze aus der Liste der Kontoerfassung!

Jeder Benutzer kann nur die Datensätze in der Kontoerfassung sehen, welche er selbst erfasst hat!

Zur erleichterten Bearbeitung kann im „Kontrolle und buchen“-Fenster eine Übersicht als PDF durch Klick auf „Details drucken“ erstellt und ausgedruckt werden:

Sollte vor dem Buchen vergessen worden sein, bei einer Person dem zugewiesenen Betrag eine Aktion zuzuordnen, kann dies natürlich im Nachhinein noch getan werden.
Dafür muss über das Tool-Window „Kontoauszüge“ am besten über die Kategorie „Buchungsgruppen“ und „BuchenNachMonat“ im entsprechenden Monat nachgesehen werden, wo der entsprechende Betrag sich befindet. Wurde die Zuordnung nicht erledigt, befindet sich der Betrag nämlich im Ast „Passt Zuordnung?“ statt dem Ast „Erkannt und gebucht“.
Vor der Bearbeitung ist es wichtig darauf zu achten, dass die Tool-Windows „Buchungszeile“ und „Buchungszuordnung“ (zu finden im Menü unter Aufgaben | Kontenabstimmung) geöffnet sind!

Die Bearbeitung dieser Zuordnung ist gleich, wie die Bearbeitung im Kapitel Erstellung und Bearbeitung eines Datensatzes.

 

Hofmeister Gerwin
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Beantwortet am 11.07.17 11:14
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Fragestellung: 11.07.17 11:09
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Zuletzt aktualisiert: 01.10.18 12:02