Aktuelle News

März 2016

DaDi EDV GmbH, Hofmeister Gerwin
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Die neue Mitgliederverwaltung

Die Verwaltung von Mitgliedern ist ein spezielles Thema. Diese Mitgliedsbeiträge müssen entrichtet werden, um Mitglied zu sein, und sie sind nicht von der Steuer absetzbar, da sie keine Spende im eigentlichen Sinn darstellen.

Deshalb haben wir zuvor schon ein System in's Fundraising Studio eingebaut, mit dem Mitgliedsbeiträge von Spenden getrennt werden können, etwa wenn eine Person zum Mitgliedsbeitrag auch gleichzeitig eine Spende anfügt. Diese „übersteigenden Beträge“ können bereits von der Zahlung entkoppelt und die jeweiligen Beträge einmal als entrichteten Mitgliedsbeitrag und einmal als zusätzliche Spende verbucht werden.

Schwieriger wird es, wenn der Mitgliedsbeitrag nicht oder nicht zur Gänze entrichtet wird. Denn der ausstehende Betrag muss nennbar sein, um bei seinen Mitgliedern etwa mit einem Mailing nachzufragen, wann denn der vereinbarte Betrag einlangen wird.

Deshalb generiert Fundraising Studio nun Anfang des Jahres bei angemeldeten Mitgliedern eine Forderung über den vereinbarten Betrag für das laufende Mitgliedsjahr.

Somit ist es möglich, gestückelte Beitragszahlungen auf die korrekte Forderung zu buchen, bis diese beglichen ist!
(Verbuchung: Immer auf die Versendung buchen, diese ist direkt mit der Forderung über den Mitgliedsbeitrag verknüpft!)

Außerdem ist es möglich, die jeweils ausständigen Beträge in Aussendungen zu nennen und etwa in einem mitgeschickten Erlagschein vorzudrucken!

Wenn ihr der Meinung seid, dass ihr mit Mitgliedern, die ihren Beitrag zu einem gewissen Prozentsatz beglichen haben, nicht so streng sein wollt, dann könnt ihr auch bestimmte Personengruppen selektieren, deren Rückstand auf den vollen Betrag beispielsweise über 25 % beträgt!

Zu diesem Zweck wird es im Selektor einen neuen Selektionstyp geben: „Mitgliederversendung“.
Hier könnt ihr einer nach euren Kriterien selektierten Personengruppe einen „Reminder“ zukommen lassen, den ausstehenden Mitgliedsbeitrag einzubezahlen.

Auch Mitglieder, die sich während des laufenden Jahres bei euch anmelden, können bedacht werden: Der „Forderungslauf“, der die oben beschriebenen Forderungen Anfang des Jahres generiert, kann auch während des Jahres zu bestimmten Zeitpunkten gestartet werden, sodass zum Beispiel zur Hälfte des Jahres bei den neuen Mitgliedern eine Forderung über die Hälfte der üblichen Mitgliedsbeitragssumme generiert wird!  

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Wenn etwas nicht passt..

.. dann wird es - von uns für euch - passend gemacht!


Da häufig nachgefragt wird, ob es denn nicht möglich gemacht werden könne, dass Spenden einer Person auf Versendungen gebucht werden können, die er oder sie nie erhalten haben ("Zahlschein-Sharing"), haben wir uns - "due to popular request" sozusagen - dazu entschlossen, euch das zu ermöglichen!

Wofür wird das gebraucht?

Wenn eine Person ein Mailing erhält, den darin enthaltenen Zahlschein jedoch einer dritten Person weitergibt und diese dann eine Spende einzahlt, wird die neue Person - wie gewohnt, sofern die Person noch nicht angelegt war - im System angelegt. Jedoch konnte bisher, wenn diese Person das betreffende Mailing nie persönlich erhalten hat, nicht auf die Versendung gebucht werden!

Da solche Fälle nun mal laufend vorkommen und viele von euch festhalten möchten, dass es sich bei einer Spende um eine Zuwendung auf ein bestimmtest Mailing gehandelt hat, könnt ihr bei einzelnen Versendungen im CDS hinterlegen, dass auf diese Aktion(/en) gebucht werden können soll, auch wenn die Aktion nicht bei einer bestimmten Person eingetragen ist.

Gemacht wird das direkt im CDS bei der betreffenden Aktion, im Reiter „Allgemein“ und unter „bearbeiten“. Hier ganz unten im Dialogfenster können sogenannte „Tags“ hinzugefügt werden – hier ist der Tag „buchen auf Mailing zulassen ohne Versendung“ zu wählen!



 

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Aber bitte nicht weitersagen!..

Wie ihr wahrscheinlich schon wisst, werden Spenden ab dem 01.01.2017 jeweils am 28.2. des Jahres automatisch an FinanzOnline - das Online-Portal des Österreichischen Finanzamts - geliefert, und der Steuerausgleich wird vollautomatisch gemacht.
Wenn eine Person jedoch nicht möchte, dass diese Daten an das Finanzamt geliefert werden, kann eine neue und von uns für alle Organisationen zur Verfügung gestellte Qualifikation vergeben werden: "Finanzamt keine Bestätigung".

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Ein Blick in die Zukunft

Garnicht so esotherisch, wie es anmuten mag, ist unsere brandneue Auswertung!
Damit könnt ihr eure zu erwartenden Spenden für die kommenden 36 Monate auswerten und entsprechend planen - Und das sogar mit Abschlägen!

Ihr findet die Auswertung bei den Reports unter "Forecast"!

Diese Auswertung berücksichtigt Einzüge, Daueraufträge und Überweisungsverträge. Zudem kann sie auf verschiedene Eigenschaften mittels Drop-down Listen eingeschränkt werden.
Eine Beschreibung der Felder findet ihr in der Auswertung im Reiter "Beschreibung"!

Die alte Version der Zahlungsvorschau - zu finden unter "andere" - wird am Mittwoch, den 23.3.2016 von der Oberfläche genommen!

Solltet ihr noch Fragen haben, könnt ihr euch direkt an unsere Hellseherin vom Dienst Petra Hödl wenden, entweder per E-Mail oder telefonisch unter 0043 0699 150 19619.

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Neue Felder braucht das Land

Worum hat es sich denn bei der Kontaktaufnahme durch eine/n Spender/in gehandelt?
War es eine Beschwerde? Lob? Eine Stammdatenänderung?
Und war die Kontaktaufnahme generell positiv? Negativ? Neutral?

Um so etwas festzuhalten, haben wir zusätzliche Felder verfügbar gemacht!


Zu finden ist dieser erweiterte Dialog wie gehabt unter den "Aktionen" einer Person und Rechts mit der Schaltfläche "Kontakt anlegen":

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Verträge selbst hochladen

Dass Spendenformulare im Fundraising Studio als Originaldokument hinterlegt sind, ist seit der Einführung der Funktion ein beliebtes Feature.

Doch konnten bisher einzelne Formulare oder Spendenzusagen nicht hinterlegt werden, wenn diese etwa direkt bei euch abgegeben wurden und ihr die Person und/oder den Vertrag händisch angelegt habt!

Nun gibt es bei der Perston unter "Vertrag" die Möglichkeit, selbst ein eingescanntes Spendenformular hochzuladen!

Vorraussetzung ist natürlich, dass nicht bereits ein von uns eingepflegtes Formular hinterlegt ist - diese können nicht geändert werden! 
Lediglich bei händisch erstellten Verträgen ist es möglich, ein Formular hochzuladen. Dieses könnt ihr danach auch noch ändern.